Ius mentis Homepage | Categorieën | Lijst A-Z | Willekeurig artikel | Herpubliceren? | Over deze site | Blog | Contact
 

Zakelijke communicatie via Internet

Het Internet, met name e-mail en het World-Wide Web, zijn steeds belangrijker als communicatiemedium voor bedrijven. Niet alleen heeft ieder bedrijf een website, maar ook worden bij promoties en reclame-acties al deze nieuwe media ingezet. Orders, facturen en zakelijke brieven gaan ook steeds vaker bij e-mail. Op mail en website is het verplicht om de naam, woonplaats en KvK-nummer van het bedrijf te vermelden.

Reclame moet als zodanig herkenbaar zijn. Ongevraagde reclame mag niet, en de klant die om reclame vraagt, moet er ook weer vanaf kunnen. En natuurlijk moet ook rekening worden gehouden met wat de gemeenschap waar reclame wordt gemaakt, accepteert.

Inhoudsopgave

Vermelding bedrijfsgegevens

Een bedrijf is verplicht om zijn identiteit, vestigingsplaatsen vaak ook nog andere gegevens te publiceren bij communicatie met (potentiële klanten).

Op website

Een bedrijf is verplicht om bij het aanbieden van een elektronische dienst zijn identiteit, vestigingsplaats en KVK-nummer te melden (art. 3:15d BW). Dit moet dus ook op de bedrijfswebsite vermeld worden. Tevens moet er een contactadres opgenomen zijn. Als bij de dienst vergunningen horen, of de dienstverlener bij een beroepsgroep is aangesloten (b.v. advocaten of notarissen), moet dit ook vermeld worden.

Op uitgaande communicatie

Een bedrijf moet op alle uitgaande communicatie in ieder geval de volledige naam, de rechtsvorm en de plaats van vestiging (statutaire zetel) vermelden. Dit staat al langer in het wetboek (zie art. 2:75 BW en art. 2:186 BW) en geldt ook gewoon voor elektronische communicatie.

KvK-nummer in e-mail

Sinds 1 januari 2006 is het voor ondernemingen verplicht om op alle uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen het KvK-nummer te vermelden (art. 25 Handelsregisterwet).

Het stukje "en andere aankondigingen" komt uit Europese Richtlijn 2003/58/EG. Door deze aanpassing vallen nu ook officiële elektronische communicaties onder deze verplichting. Een bedrijfswebsite moet dus voorzien zijn van het KvK-nummer van het bedrijf.

Deze verplichting geldt ook voor met zakelijke e-mail. Uitgaande officiële e-mail moet voorzien zijn van het KvK-nummer van het bedrijf. Hoe dit zit voor bedrijfscommunicatie per SMS is niet duidelijk. Het lijkt onredelijk om elke SMS te moeten voorzien van naam, woonplaats en KVK-nummer van het bedrijf, want daarmee is het maximum van 160 tekens per SMS al snel gehaald.

Elektronische reclame

Reclame, direct marketing, of meer algemeen commerciële communicatie, vindt steeds vaker elektronisch plaats. Hieronder valt bijvoorbeeld het sturen van reclameberichten per e-mail, maar ook het plaatsen van een advertentie of een wervende tekst op een website.

Wie bij het elektronisch zakendoen reclame wil maken, heeft te maken met een aantal eisen (art. 3:15 BW):

  1. het reclame-bericht moet duidelijk als zodanig herkenbaar zijn;
  2. het reclame-bericht moet de identiteit van de afzender vermelden;
  3. als het gaat om promotie-acties, premies, geschenken, of om een bericht over een wedstrijd of een spel, dan moet het bericht duidelijk en ondubbelzinnig de voorwaarden vermelden;
  4. ongevraagde reclame per e-mail of SMS moet bij de ontvanger meteen als zodanig herkenbaar zijn.

Ongevraagde reclame

Over ongevraagde reclame is de wet duidelijk: spam mag niet. Automatisch commerciële berichten versturen per fax of e-mail mag alleen aan mensen die daar toestemming voor hebben gegeven. De bovengenoemde eis d geldt dus daarvoor. Denk aan bijvoorbeeld de mailing met de aanbiedingen uit de voorjaarsopruiming. Die mag worden verstuurd aan mensen die zich hebben opgegeven voor zulke mailings, maar er moet wel in de onderwerpregel (het subject van de mail) staan dat het om reclame met speciale aanbiedingen gaat.

Reclame sturen voor eigen gelijkaardige producten of diensten aan bestaande klanten mag overigens wel. De klant moet dan wel de mogelijkheid hebben om dit te stoppen (opt-out).

Reclamecode voor e-mail

De Stichting Reclame Code (SRC) heeft in overleg met consumenten, overheid en het bedrijfsleven de Nederlandse Reclame Code (PDF, 580 kB) opgesteld. Nederlandse bedrijven hebben beloofd zich hier aan te houden (zelfregulering). In deze Reclame Code is een hoofdstuk opgenomen over reclame per e-mail (zie pagina 34 van de Nederlandse Reclame Code)

Wie reclame per e-mail ontvangt die niet aan deze code voldoet, kan een klacht bij de RCC indienen. Zo oordeelde de Commissie bijvoorbeeld in maart 2006 dat Essent in strijd met de Code Verspreiding Reclame via E-mail handelde door een klant e-mail reclame te sturen nadat deze had aangegeven dat niet langer te willen.

Mores bij elektronische reclame

Naast de wet moeten ondernemers ook rekening houden met de 'mores' van de media waarin zij communiceren. Zo is het discussiegroepen-netwerk Usenet berucht om zijn afkeer van reclame. Ondernemers die zich in discussies mengen met al te doorzichtige promotie voor hun eigen producten of diensten, lopen de kans op een grote hoeveelheid negatieve reacties. De bedrijfsnaam of dienst zakelijk noemen in de handtekening (signature) onder elk bericht is daarentegen geen probleem.

Opslag klantgegevens

Elektronische communicatie is niet alleen het versturen van berichten aan klanten en toeleveranciers. Ook wanneer klanten mails sturen naar bedrijven (of webformulieren invullen op de bedrijfssite) is sprake van commerciële communicatie. Ook hier moet dus kenbaar zijn welk bedrijf er achter zit.

Daarnaast geldt bij dergelijke binnenkomende communicatie dat de opslag van klantgegevens op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet zomaar kan. De klant moet worden geïnformeerd dat zijn gegevens worden opgeslagen in een databank, en hij moet weten waarvoor die gegevens worden gebruikt. Reclame sturen aan mensen die een vraag stellen via de site, is niet zomaar toegestaan.

Er is een vrijstelling voor het beheren van communicatiebestanden, maar hierbij gelden wel een aantal strikte eisen.

Gerelateerde artikelen

Gespecialiseerd advies nodig?

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen, of zit u met een juridisch probleem waar u advies over wilt? Neem dan contact op met ICT-jurist Arnoud Engelfriet, auteur van dit artikel.

© Arnoud Engelfriet. Dit werk mag vrij worden verspreid en gepubliceerd zoals bepaald in de licentievoorwaarden.

Laatste wijziging:
16 december 2016